6.1 Visite de notre site Internet
En principe, vous pouvez consulter notre site Internet sans avoir à fournir d’informations personnelles. L’accès à notre site Internet se fait au moyen d’un chiffrement de transport (SSL); l’accès à certains microsites peut cependant se faire également sans chiffrement de transport.
Lorsque vous consultez notre site Internet, nos serveurs enregistrent automatiquement les données suivantes de manière temporaire dans un fichier journal, appelé «server log file»:
- Adresse IP de l’ordinateur requérant
- Page d’accueil (site Internet à partir duquel vous avez accédé à notre site)
- Paramètres du navigateur
- Langue et version du logiciel du navigateur
- Date et heure de l’accès / de la consultation
- Nom et URL des données consultées
- Système d’exploitation de votre ordinateur et navigateur que vous utilisez
- Pays depuis lequel a lieu l’accès à notre site Internet
- Nom de votre fournisseur d’accès Internet
- Différence de fuseau horaire par rapport au méridien de Greenwich (GMT)
- Contenu demandé (page concrète)
- Statut d’accès / code de statut HTTP
- Quantité de données transmise chaque fois
- Dernier site Internet visité
- Plugins de navigateur activés
Le traitement de ces données a pour finalité de permettre l’utilisation de notre site Internet (établissement de la connexion), de garantir durablement la sécurité et la stabilité du système et d’optimiser nos offres; il sert en outre à des fins de statistique interne. Nous n’établissons aucun profil d’utilisateur personnel.
De plus, nous utilisons sur nos sites Internet des cookies ainsi que des applications et moyens auxiliaires basés sur l’utilisation de cookies. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet au chiffre 7 «Explication des cookies et de leur utilisation».
La base juridique du traitement de vos données personnelles réside dans notre intérêt prépondérant au traitement de ces données.
6.2 Prise de contact
Vous avez la possibilité de prendre contact avec nous par e-mail, par le biais d’un formulaire de contact, sur les médias sociaux, sur le VSE AES Campus, en personne ou par téléphone. Afin que nous puissions traiter votre demande par e-mail, il est obligatoire de saisir votre adresse e-mail ainsi que votre message. La saisie d’informations supplémentaires est facultative.
Le traitement de ces données est effectué en vertu de notre intérêt prépondérant à correspondre avec vous ou à traiter et exécuter votre demande.
Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de ces données. Si vous vous y opposez, nous ne traiterons plus vos données personnelles à cette fin. Veuillez adresser votre opposition au point de contact indiqué au chiffre 1 ou à l’adresse e-mail suivante: protectiondesdonnees@electricite.ch
6.3 Formulaires en ligne
Nous vous offrons la possibilité de nous contacter par le biais de différents formulaires en ligne sur notre site Internet (notamment pour faire une demande d’adhésion, vous inscrire à des manifestations et à des newsletters, nous envoyer une demande de contact ou commander des services promotionnels). Pour utiliser les formulaires en ligne et le traitement de votre demande, la saisie de vos coordonnées (notamment titre, prénom, nom, rue, numéro de rue, NPA, localité, adresse e-mail, téléphone) et d’un message est obligatoire. Selon le formulaire, d’autres informations, telles que l’activité professionnelle ou le produit, peuvent être nécessaires.
Le traitement de ces données est effectué en vertu de notre intérêt prépondérant à correspondre avec vous ou à traiter et exécuter votre demande.
Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de ces données. Si vous vous y opposez, nous ne traiterons plus vos données personnelles à cette fin. Veuillez adresser votre opposition au point de contact indiqué au chiffre 1 ou à l’adresse e-mail suivante: protectiondesdonnees@electricite.ch
6.4 Outils de collaboration
Nous utilisons différents outils de collaboration pour les conférences téléphoniques, les entretiens en ligne et les vidéoconférences (ci-après collectivement: «réunion en ligne»). Lors de l’utilisation de ces outils, différents types de données sont traités. Leur étendue dépend entre autres des données fournies avant ou durant la participation à une réunion en ligne. Il s’agit par exemple des données suivantes:
- Prénom et nom, le cas échéant nom du participant, adresse e-mail professionnelle
- Métadonnées de la réunion: date, heure, ID de la réunion, numéros de téléphone, lieu
- Contenus audio, vidéo ou des chats
- Nom de la réunion et, le cas échéant, mot de passe pour y participer
- Le cas échéant, photo de profil
- Le cas échéant, autres données personnelles mises à disposition durant la réunion par les personnes concernées
Lorsque des réunions en ligne doivent être enregistrées, nous vous en informons au préalable de manière transparente et, si nécessaire, demandons votre consentement.
Le traitement de ces données constitue pour nous un intérêt prépondérant. Dans ces cas, notre intérêt prépondérant réside dans le bon déroulement des réunions. En outre, la base juridique pour le traitement des données lors du déroulement de réunions en ligne est le contrat, dans la mesure où ces réunions ont lieu dans le cadre de relations contractuelles.
Veuillez adresser votre révocation au point de contact indiqué au chiffre 1 ou à l’adresse e-mail suivante: protectiondesdonnees@electricite.ch
6.5 Microsoft Teams
Nous utilisons l’outil «Microsoft Teams» pour les conférences téléphoniques, les entretiens en ligne, les visioconférences et/ou les séminaires en ligne (ci-après collectivement: «réunion en ligne»). Microsoft Teams est un produit de Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, États-Unis.
Lors de l’utilisation de Microsoft Teams, différents types de données sont traités. Leur étendue dépend entre autres des données fournies avant ou durant la participation à une réunion en ligne. Il s’agit par exemple des données suivantes:
- Informations sur l’utilisateur: nom affiché («display name»), adresse e-mail (le cas échéant), photo de profil (facultatif), langue de préférence
- Métadonnées de la réunion: date, heure, ID de la réunion, numéros de téléphone, lieu
- Données textuelles, audio et vidéo: durant une réunion en ligne, il est possible d’utiliser la fonction de chat. Les textes saisis par les différents utilisateurs sont alors traités afin de les afficher dans la réunion en ligne. Pour afficher la vidéo et transmettre l’audio, les données correspondantes sont traitées par le microphone ou éventuellement par la caméra de votre terminal pendant la durée des réunions. L’utilisateur peut lui-même à tout moment désactiver sa caméra ou mettre son micro en mode silence via l’application Microsoft Teams.
Lorsque des réunions en ligne doivent être enregistrées, nous vous en informons au préalable de manière transparente et, si nécessaire, demandons votre consentement. Veuillez adresser votre opposition au point de contact indiqué au chiffre 1 ou à l’adresse e-mail suivante: protectiondesdonnees@electricite.ch
Lorsque vous utilisez Microsoft Teams, le contenu du chat est enregistré. Nous enregistrons le contenu du chat lorsque cela est nécessaire pour la mise au procès-verbal des résultats d’une réunion en ligne.
Vous trouverez de plus amples informations sur le traitement des données par MS Teams dans les informations sur la politique de confidentialité de cet outil.
Le traitement de ces données constitue pour nous un intérêt prépondérant. Dans ces cas, notre intérêt prépondérant réside dans le bon déroulement de la réunion en ligne.
6.6 Membres
Nous recueillons les données personnelles suivantes auprès de nos membres:
- Personne de contact du membre de l’Association et informations relatives à l’utilisateur (titre, prénom/nom, adresse e-mail, numéro de téléphone de la personne de contact, langue)
Le traitement des données sert à gérer et administrer les membres, à garantir leurs droits et s’assurer qu’ils respectent leurs devoirs ainsi qu’à effectuer le contrôle qualité conformément aux statuts.
Le traitement de vos données personnelles a lieu sur la base juridique de nos obligations contractuelles (préliminaires) dans le cadre de nos relations avec nos membres ainsi que de nos intérêts légitimes au traitement de votre adhésion à notre Association.
6.7 Photos et/ou vidéos
Lors de nos événements, nous prenons des photos et/ou des vidéos des participants et les publions le cas échéant aux endroits suivants:
- Sur notre site Internet electricite.ch
- Dans les publications (imprimées) de l’Association des entreprises électriques suisses (AES)
- Sur les médias sociaux de l’Association des entreprises électriques suisses (AES)
En vous inscrivant, vous nous donnez votre consentement de principe. Votre consentement est libre et vous pouvez le révoquer en tout temps auprès de l’AES avec effet pour l’avenir. Si les photos et/ou vidéos sont disponibles sur Internet, elles sont alors supprimées dans la mesure du possible. Veuillez adresser votre révocation au point de contact mentionné au chiffre 1 ou à l’adresse électronique suivante protectiondesdonnees@electricite.ch
6.8 Relations clients et relations d’affaires (y compris dans les domaines de la formation professionnelle et de la formation continue)
Nous traitons les données personnelles dans la mesure nécessaire pour vous fournir des prestations contractuelles ou précontractuelles et répondre à vos demandes de service. Les données traitées dans ce cadre ainsi que la nature, l’étendue, la finalité et la nécessité de leur traitement sont déterminés par la relation contractuelle sous-jacente.
Les données personnelles traitées sont les suivantes:
- Données de base: notamment nom, adresse
- Coordonnées: notamment adresse e-mail, numéro de téléphone
- Données relatives à la formation professionnelle et à la formation continue: notamment les coordonnées des participant/es, leur date de naissance, les manifestations auxquelles ils/elles ont assisté, leur parcours professionnel, leurs relevés de prestations et leurs résultats d’examens
- Données contractuelles: notamment prestations utilisées, objet du contrat, communication contractuelle, noms des personnes de contact
- Données relatives aux paiements: notamment coordonnées bancaires et historique des paiements
Les données sont traitées en particulier aux fins suivantes:
- Communication
- Fourniture des services et des produits proposés par l’AES
- Service à la clientèle
Le traitement de vos données personnelles a lieu sur la base juridique de nos obligations contractuelles (préliminaires) dans le cadre de nos relations clients et relations d’affaires (y compris nos offres de formation professionnelle et de formation continue) ainsi que de nos intérêts légitimes au déroulement efficace de nos offres de formation professionnelle et de formation continue.
6.9 Espace membres
Dans notre espace membres, vous pouvez consulter via votre profil votre titre, prénom, nom, fonction, société, localité, e-mail, téléphone, vos abonnements aux newsletters et vos commandes. Vous pouvez également y modifier votre mot de passe.
Lors de votre inscription, il vous faut fournir les informations suivantes:
Titre, prénom, nom, e-mail, téléphone, titre académique, fonction, entreprise, n° de rue, NPA
Lors de futures visites sur notre site Internet, vous pouvez vous connecter à l’aide de votre adresse e-mail et de votre mot de passe. Votre mot de passe est enregistré de manière chiffrée et nous ne pouvons pas le consulter.
Afin d’éviter toute utilisation illicite, l’inscription suit un procédé d’enregistrement en deux étapes («double opt-in»). Cela signifie que vous recevez après votre inscription un e-mail contenant un lien sur lequel il vous faut cliquer pour confirmer l’inscription.
Nous effaçons en principe toutes les données que nous ne sommes pas tenus de conserver en vertu de dispositions légales (p. ex. dans la comptabilité) dès que la requête est complétée. Vous avez la possibilité de supprimer votre compte client à tout moment. Veuillez adresser votre opposition au point de contact mentionné au chiffre 1 ou à l’adresse e-mail suivante: protectiondesdonnees@electricite.ch
6.10 Envoi de notre newsletter
Vous avez la possibilité de vous abonner à une newsletter sur notre site Internet. Notre newsletter vous informe sur nos produits, nos offres, nos prestations de services, nos promotions et notre Association.
Si vous êtes abonné/e à notre newsletter, nous utilisons votre adresse e-mail pour vous envoyer des informations concernant notre Association et nos offres.
La newsletter contient des images qui sont récupérées sur le serveur du fournisseur de messagerie lors de son ouverture. Dans ce cadre, des informations techniques, telles que des informations sur votre navigateur et votre système ainsi que votre adresse IP et l’heure du téléchargement, sont initialement collectées. Ces informations sont utilisées dans le but d’améliorer nos services sur le plan technique en nous basant sur les données techniques ou sur les groupes cibles et sur leur comportement de lecture en fonction des lieux d’accès (déterminés au moyen de l’adresse IP) ou des temps d’accès. Sont également recueillies des données permettant de savoir si la newsletter a été ouverte, quand elle l’a été et sur quels liens le lecteur/la lectrice a cliqué. Pour des raisons techniques, ces informations peuvent être attribuées individuellement aux destinataires de la newsletter, mais ni nous ni le fournisseur de messagerie n’avons un intérêt à observer le comportement d’utilisateurs individuels. Les analyses nous servent en revanche à identifier les habitudes de lecture de nos utilisateurs, à adapter nos contenus à nos utilisateurs ou à envoyer des contenus différents en fonction de leurs intérêts.
Vous avez en tout temps la possibilité de vous désabonner de la newsletter et de révoquer votre consentement. Pour ce faire, cliquez sur le bouton correspondant (lien) dans la newsletter que nous vous avons envoyée. Vous trouverez à la fin de chaque newsletter un lien pour résilier votre abonnement à la newsletter. Vous pouvez également envoyer votre révocation au point de contact indiqué au chiffre 1 ou à l’adresse e-mail suivante: protectiondesdonnees@electricite.ch
6.11 Concours
Lorsque vous participez à des concours, nous recueillons vos données personnelles nécessaires à l’organisation du jeu-concours. Il s’agit généralement de votre nom et de vos coordonnées. Il peut arriver que nous transmettions vos données personnelles à nos partenaires dans le cadre du jeu-concours, par exemple afin de vous faire parvenir un éventuel prix. La participation à un jeu-concours et la collecte de données qui en découle est bien entendu facultative. Vous trouverez des informations détaillées dans les conditions de participation du jeu-concours concerné.
La base juridique du traitement des données à ces fins réside dans l’exécution d’un contrat (préliminaire).
Vous pouvez vous opposer à tout moment à l’utilisation de vos données aux fins susmentionnées. Veuillez adresser votre opposition au point de contact mentionné au chiffre 1 ou à l’adresse e-mail suivante: protectiondesdonnees@electricite.ch
6.12 Évaluations de produits et enquêtes de satisfaction
Nous menons de temps à autre des enquêtes sur nos produits et services afin d’améliorer l’expérience de notre clientèle et de mieux répondre à ses besoins. Dans ce cadre, nous avons besoin de votre nom ou d’un pseudonyme qui apparaît avec la mention de votre pays d’origine.
La base juridique du traitement des données à ces fins réside dans notre intérêt prépondérant à l’optimisation de nos offres et services.
Vous pouvez vous opposer à tout moment à l’utilisation de vos données aux fins susmentionnées. Veuillez adresser votre opposition au point de contact mentionné au chiffre 1 ou à l’adresse e-mail suivante: protectiondesdonnees@electricite.ch
6.13 Mesures marketing
Nous utilisons également vos coordonnées aux fins suivantes:
- Entretenir notre relation avec vous
- Vous informer de certaines prestations de services
- Vous recommander des prestations de services qui pourraient vous intéresser
- Fins statistiques
Le traitement de vos données personnelles constitue pour nous un intérêt prépondérant.
Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de ces données. Si vous faites opposition, nous ne traiterons plus vos données personnelles aux fins susmentionnées.
Veuillez adresser votre opposition au point de contact indiqué au chiffre 1 ou à l’adresse e-mail suivante: protectiondesdonnees@electricite.ch
6.14 Sécurité et contrôle des accès
Nous collectons et traitons des données personnelles afin de garantir et d’améliorer en permanence la sécurité de notre infrastructure informatique et de nos autres infrastructures. Cela comprend par exemple la surveillance et le contrôle des accès électroniques à nos systèmes informatiques ainsi que des accès physiques à nos locaux (y compris au moyen de procédures impliquant le traitement de données biométriques), les analyses et tests de nos infrastructures informatiques, les contrôles des systèmes et des erreurs et la création de copies de sécurité. À des fins de documentation et de sécurité (prévention et clarification des incidents), nous procédons également, suivant les circonstances, à la journalisation des accès à nos locaux ou tenons des listes de visiteurs, et nous mettons en place des systèmes de surveillance (p. ex. caméras de sécurité). Nous vous signalons l’existence d’éventuels systèmes de surveillance au moyen de panneaux appropriés dans les lieux concernés.
Le traitement de vos données personnelles constitue pour nous un intérêt prépondérant.
6.15 Gestion des risques dans le cadre des activités de l’Association
Nous collectons et traitons des données personnelles dans le cadre de la gestion des risques (p. ex. pour la protection contre les activités délictueuses) en lien avec l’activité de l’Association. Cela inclut notamment l’organisation (p. ex. planification des ressources) et le développement de notre Association.
Le traitement de vos données personnelles constitue pour nous un intérêt prépondérant.
6.16 Processus de recrutement
Lorsque vous postulez à un poste chez nous, nous traitons les données personnelles que vous nous fournissez dans le cadre du processus de recrutement. En font partie:
- Vos informations personnelles
- Votre formation
- Votre expérience professionnelle
- Vos aptitudes
- Les remarques concernant votre activité antérieure
- Vos disponibilités / votre délai de résiliation
- Les coordonnées usuelles telles que votre adresse postale, adresse e-mail et numéro de téléphone
Nous traitons également tous les documents que vous nous fournissez dans le cadre de votre candidature, tels que votre lettre de motivation, votre curriculum vitæ, vos bulletins scolaires, vos certificats de travail, vos certificats et attestations, vos diplômes et autres documents. En outre, vous pouvez, sur une base volontaire, nous transmettre des informations supplémentaires.
Ces données sont enregistrées, évaluées, traitées ou transmises dans le cadre exclusif de votre candidature. Nous pouvons en outre traiter vos données personnelles à des fins statistiques (p. ex. reporting). Lors de ce processus, il est toutefois impossible d’identifier des personnes en particulier.
Le traitement de vos données de candidature a lieu sur la base de nos obligations contractuelles (préliminaires) dans le cadre du processus de recrutement ainsi que de nos intérêts légitimes au traitement de votre candidature.
Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données et retirer votre candidature. Veuillez adresser votre opposition au point de contact mentionné au chiffre 1.
Si nous concluons un contrat de travail avec vous, les données transmises continuent d’être traitées aux fins de l’exécution des rapports de travail, dans le respect des dispositions légales.
Dans la mesure où vous avez consenti à ce que nous conservions vos coordonnées pour des processus de recrutement ultérieurs et, le cas échéant, à ce que nous vous recontactions, nous effacerons ces données après trois ans. Vous avez la possibilité de révoquer ce consentement à tout moment. Veuillez adresser votre révocation au point de contact mentionné au chiffre 1 ou à l’adresse électronique indiquée dans l’offre d’emploi.
